個人情報保護

個人情報保護に対する考え方について

株式会社 アクト・インフォメーション・サービス（以下、当社）は、企業理念・経営指針に基づき、社会に貢献し、すべてのお客様からの信頼を得るとともに、当社への期待に応えるべく事業活動を進めております。そうした中で、個人情報を適切に保護することが当社の社会的責務と考え、次の取り組みを推進いたします。

個人情報保護方針

• 1. 個人情報の適正な取得と利用目的について
  当社の事業（コンサルティング、情報システムの設計・開発・維持・運営・管理、マネージドサービス等）運営に当たって、ご本人に個人情報をご提供頂く場合には、利用目的の達成に必要な項目のみを、適法かつ公正な手段によって取得します。
  個人情報の取扱いの際に、その目的を通知または公表します。また、法令で許容されている場合を除き、その目的の範囲内のみで利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
  なお、委託された個人情報は、契約を遵守し適切に取り扱います。
• 2. 個人情報の第三者提供について
  当社が保有する個人情報は、法令で許容されている場合を除き、ご本人の同意を得ることなく、第三者へ提供いたしません。
• 3. 安全管理措置について
  当社が取得した個人情報は、必要かつ適切なセキュリティ対策を講ずるとともに、個人情報を取扱う部門ごとに管理責任者を置くことにより、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失または棄損などの防止ならびにそれらの是正に努めます。
  また、個人情報の処理を外部に委託する場合は、委託先に対して必要かつ適切な監督を行い、第三者から漏えい・再提供などの防止を図ります。
• 4. 開示等のご請求または苦情およびご相談について
  当社が保有する個人情報に関して、法で定める開示等（通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去）をご希望される場合、または苦情およびご相談がある場合には、お申し出いただいた方がご本人（代理人）であることを確認した上で、合理的な期間および範囲で対応いたします。
• 5. 個人情報保護マネジメントシステムついて
  個人情報の保護に関係する日本の法令、国が定める指針その他の規範を遵守するとともに、本方針を含む個人情報保護マネジメントシステムを確立し、役員および従業員がこれを遵守するよう啓発・推進してまいります。
  また、個人情報保護マネジメントシステムは、個人情報保護が効果的に実施されるよう定期的に点検を行い、継続的に維持改善を行ってまいります。
• 6. その他
  上記の「個人情報保護方針」は、当社が個人情報保護マネジメントシステム制定前に、取得し、保管している個人情報に対しても、適用します。

Ａ．個人情報の利用目的の公表について

当社では、お客様の個人情報を下記のような目的で利用させて頂きます。

なお、個別に利用目的をご通知または公表する場合には、その利用目的によるものとします。

Ｂ．開示対象個人情報（保有個人データまたは第三者提供記録）に関する事項

• 1. 当社の名称：株式会社 アクト・インフォメーション・サービス
• 2. 個人情報保護管理者の職名、氏名、連絡先：
  常務取締役　田鍋　修
  電話番号：　03-5427-2525
• 3. 開示対象個人情報（保有個人データ）の利用目的：
  Ｃ．「開示対象個人情報（保有個人データ）の利用目的」をご覧ください。
• 4. 開示対象個人情報（保有個人データ）の取扱いに関する苦情の申し出先：
  Ｄ．「個人情報に関するお問い合わせ窓口／苦情の申し出先」をご覧ください。
• 5. 当社が対象事業者となっている「認定個人情報保護団体」の名称および苦情の解決の申し出先：
  Ｄ．「個人情報に関するお問い合わせ窓口／苦情の申し出先」をご覧ください。
• 6. 開示等の請求等に応じる手続：
  Ｅ．「開示等の請求等に応じる手続」をご覧ください。
• 7. 安全管理のために講じている措置：
  Ｆ．「安全管理のために講じている措置」をご覧ください。

Ｃ．開示対象個人情報（保有個人データ）の利用目的

当社では、お客様の個人情報を下記のような目的で利用させて頂きます。

なお、個別に利用目的をご通知または公表する場合には、その利用目的によるものとします。

Ｄ．個人情報に関するお問合せ窓口／苦情の申し出先

個人情報に関するお問合せ、個人情報保護方針に関するお問合せ、または苦情の申し出は「個人情報保護相談窓口」までお申し出ください。内容を確認した上で、ご対応をさせて頂きます。

• ・お電話による場合
  株式会社 アクト・インフォメーション・サービス　　個人情報保護相談窓口
  電話番号 ： 03-5427-2525 （通話料お客さま負担）
  受付時間 ： 平日（月～金）10:00～16:00 （11:45～12:45を除く）（年末年始、祝日、当社が別途定める休日を除く）
• ・お手紙による場合
  住所 ： 〒108-0014　東京都港区芝４－１２－２　クロスサイド田町ビル　９Ｆ
  宛先 ： 株式会社 アクト・インフォメーション・サービス　個人情報保護相談窓口
• ・ 当社が対象事業者となっている「認定個人情報保護団体」の名称および苦情の解決申し出先
  当社は、次の認定個人情報保護団体の対象事業者となっています。
  　名称 ： 一般財団法人日本情報経済社会推進協会
  　苦情の解決の申し出先 ： プライバシーマーク推進センター　認定個人情報保護団体事務局
  　住所 ： 〒106-0032　東京都港区六本木１－９－９　六本木ファーストビル内
  　電話 ： 03-5860-7565
  　フリーダイヤル ： 0120-700-779

Ｅ．開示等の請求等に応じる手続

「開示対象個人情報（保有個人データまたは第三者提供記録）」の本人またはその代理人からの利用目的の通知、開示、内容の訂正または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止の求めは、下記窓口宛、所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送にてお送り頂きますようお願い申し上げます。 ご本人の確認をさせていただいた上で、すみやかに対応いたします。 開示等の請求等に関しては、郵送以外のお申し出はお受け致しかねますのでその旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。

①当社所定の申請書、必要書類、送付先

②本人確認のための書類

開示等の請求等をする方が開示対象者ご本人様の場合、下記(1) または(2) のいずれかの書類をご提出ください。
(1) 顔写真付きの証明書の場合
・運転免許証、パスポート、個人番号カード（表のみ）　の内の1種類のコピー1通

(2) 顔写真付きの証明書でない場合
・各種健康保険証、住民票、各種年金手帳、各種福祉手帳など　の内の2種類のコピー各1通

③代理人確認のための書類

開示等の請求等をする方が代理人等、開示対象者ご本人様以外の場合、上記②の書類に加え、下記(1) 、(2) の書類をご提出ください。
(1) 開示対象者との代理関係を証明する書類
　ａ．任意代理人の場合
　　・委任状（本人の署名捺印）1通
　　・印鑑証明書（委任状に押された本人の印鑑と同一印影のもの） 1通
　ｂ．法定代理人（親権者、未成年後見人、成年後見人）の場合
　　・戸籍謄本、続柄が記載された住民票、（未成年後見、成年後見）登録事項証明　の内の1種類1通

(2) 代理人の本人確認書類
　前項②をご参照頂き、同等の書類をご提出ください。

• ※ 個人番号カードの場合、個人番号が記載されている裏面は送付しないでください。
• ※ 上記書類に、本籍情報が記載されている場合は塗りつぶしてからご提出ください。
• ※ 住民票、委任状、戸籍謄本、（未成年後見、成年後見）登録事項証明書等
  各種公的書類は、開示等の請求等をする30日以内に作成されたものに限ります。
• ※ 提出書類に不備もしくは不明点がある場合は、その旨ご連絡差し上げますが、所定の期間内にご提示頂けない場合は、開示等の請求等がなかったものとして送付頂いた書面をご返送させて頂きます。

④保有個人データまたは第三者提供記録の不開示事由について

以下の場合には、開示等のご請求にお応えできない場合があります。
• ・本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
• ・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
• ・個人情報保護法その他の法令に違反することとなる場合

Ｆ．安全管理のために講じている措置

（基本方針の策定）

• ・個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問および苦情処理の窓口」等についての個人情報保護方針を策定しています。

（個人データの取扱いに係る規律の整備）

• ・取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について個人データの取扱規程を策定しています。

（組織的安全管理措置）

• ・個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者および当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
• ・個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

（人的安全管理措置）

• ・個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
• ・個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

（物理的安全管理措置）

• ・個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
• ・個人データを取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。

（技術的安全管理措置）

• ・アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
• ・個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

（外的環境の把握）

• ・外国において個人データを取り扱う場合は、当該外国における個人情報保護に関する制度等を把握した上で、安全管理措置を実施します。
• 　※当社は外国において、個人データを取り扱うことはありません。